新時代企業模範—「數碼轉型」之道：將心比心 員工為本

近年大小企業吹起「數碼轉型」風潮，然而這四字並非流於口號，企業須靠日積月累的經驗和耕耘，加上員工為本的方針，方能成功轉型、與時並進。「JobsDB – The Hong Kong HR Awards 2021/22」的得獎企業，正是能夠與新時代接軌的企業模範。

今屆得獎企業環速集團（Speedy Group）獲得HR Team of the Year的殊榮，其數碼轉型的步伐可謂領先同行。該集團自2004年成立以來，不斷將內部系統及工序數碼化，造福員工，包括融合金融科技去改善行政流程，以及利用客服經驗去改善網上員工服務系統等措施，秉承該集團「將心比心 優質服務」的管治及經營理念。該集團業務拓展總監胡啟騫（Kelvin）指出，集團作為一間IT服務營運商，數碼轉型正正是公司的核心工作，務求與時並進，符合員工期望。

電子簽約 爭分奪秒

環速集團因應疫情進一步加快數碼轉型步伐，尤其在招聘方面。Kelvin形容，近年招攬IT人材可謂「爭分奪秒」，傳統模式已不合時宜，「如果用過往形式搞幾個月，應徵者可能已經搵到幾份工！時間就是今錢，我哋要做到又快又準。」集團把招聘過程全面數碼化，現時九成以上人力資源相關文件均屬電子簽署，面試以至簽約等步驟都改為網上進行。Kelvin指出，整個招聘過程由以往需時一至三個月，縮短至最快一天即可完成，整體減省了八成時間，「有啲同事喺外地畢業或工作，第一次嚟公司，已經係返工。」

善用科技 提升效率

不只應徵更省時，claim錢及出糧等日常行政程序也更方便快捷。環速集團項目總監陸宗賢（Johnny）表示，公司著重效率，致力簡化流程，利用金融科技節省行政成本及提升效率。環速集團為員工提供了更簡單便利的方法，例如同事日常的claim員工福利、請假等，全都利用網上平台處理，批核流程更快，網上平台可讓各部門主管查閱詳情，同事亦能清晰看到批核進度，又可透過轉數快（FPS）過數甚至出糧，效率更高。

用FPS過數看似簡單，但在企業層面，整合HR系列、會計系統及銜接銀行系統殊非易事，背後有賴公司投資金融科技。Johnny指出，集團深信資訊科技系統可為公司在不同環節減省成本與時間，員工也是受益者，故此集團創立多年以來無間斷投放資源做好IT系統部署，才能迅速完成系統銜接，「我哋喺系統方面一早理順所有嘢，甚至領導同行一齊做新嘅發展，最終係員工得益」。該集團正籌備配合積金局即將推出的智能數碼平台「積金易」（eMPF），員工可理用該平台查閱及管理強積金帳戶，更簡單方便。

匯聚人才 連繫雲端

環速集團自成立時已使用員工自助服務系統（Staff Portal），Kelvin指系統發展相當成熟，「好多功能十幾年來都做緊，例如出勤、請假、claim員工福利，慳咗好多電郵或者whatsapp來往。」以往員工較常以電話及電郵方式查詢，近年所有不同渠道的查詢由雲端系統一站式中央處理，「以前可能要搞一輪，查返個case嘅記錄，要一兩日至答到，依家一個系統處理晒唔同平台嘅查詢，即日甚至一兩個鐘已經答到。」同事節省了花在查詢的時間，生產力自然提高。Johnny補充，環速集團是本港最大的域名註冊公司，會吸取服務客戶的經驗和回饋，用以提升集團內部員工服務系統，「我哋借助服務客戶嘅經驗，擺返落去自己僱員方面，成效係幾好。」公司又正研究利用人工智能技術，加快分類及處理文件，令管理更系統化和自動化。

與時並進 吸引新血

總括而言，Kelvin強調，數碼化是企業發展的基石，絕對值得投放資源，否則在新時代只會被淘汰，「唔好咁短視，淨係睇住今年係咪多咗筆開支，而係長遠去睇，間公司係咪喺未來生存到」。以上種種數碼轉型措施不單為公司及員工帶來實際效益，Kelvin更希望藉此吸引年輕人材，「如果入到間公司好似去咗間博物館咁，相信年輕人未必會揀呢份工。」Johnny則認為，成功數碼轉型的企業必須提供與時並進及便於操作的軟硬件，務求令新入職的年輕同事快速投入工作，「好似返到自己屋企，唔使點學好易上手。」集團的目標之一是將重覆性工作交由自動化及人工智能系統包辦，有望提升員工士氣，「同事可以做啲機械人做唔到嘅嘢，可能係決策或者開發新project。」